É gratificante ver que mesmo em um país com tantos problemas
quanto o Brasil, é possível gerir uma micro ou pequena empresa com baixo custo.
Impostos e taxas – apesar dos avanços de sistemas como o Super Simples e o MEI -
ainda são um capítulo à parte. Quero me focar em sistemas de gestão. Arrisco
até a dizer que é possível gerir sem gastar praticamente nada. A quantidade de
programas com versões gratuitas na web torna até difícil a escolha. Muitos deles em português e com tutoriais
sobre o uso, e até vídeo aulas no You Tube. Falo de carteirinha porque eu
utilizo vários dos aplicativos que cito aqui para organizar a minha
consultoria. Todos gratuitos.
A começar pelos programas básicos para gerar arquivos de
dados e de conteúdo. Se um pacote office
– principalmente a versão business -pode pesar no bolso, o próprio Google
disponibiliza versões semelhantes de programas como Word, Excel e Power Point. Se por um lado não apresentam todos os
recursos das versões do office (mas são suficientes), por outro ajudam a
reduzir um grande entrave no fluxo de informações, que são as muitas versões do
mesmo documento. Na nuvem eles podem ser compartilhados e atualizados por
diversas pessoas sem o envio de arquivos para lá e para cá e sem as
problemáticas múltiplas versões.
De finanças a organização de ideias
As finanças também podem ficar em ordem. Aplicativos para
gestão financeira é o que não faltam. Focando apenas nas versões gratuitas, há
diversas opções que podem organizar a vida de uma pequena empresa e até ajudar
a programar investimentos e projetos futuros. Um bom exemplo é o Yupee,
totalmente gratuito. Permite que você tenha vários centros de custo – um para
cada setor ou para cada profissional – arquive documentos relacionados a
pagamentos e recebimentos, faz fluxo de caixa, permite a gestão financeira de
investimentos para um determinado projeto, aceita agendamentos, inclusive
repetitivos e em longo prazo, exporta para Excel e pode oferecer ainda um
sistema de gerenciamento de holerites ou a importação de dados do seu extrato
bancário.
Organizar uma ideia também não é mais problema. Há vários
softwares gratuitos para mapas mentais como Mind Map e Free Mind, este último
exporta para formatos PDF e JPEG. Temas mais complexos, como planejamento
estratégico podem ser montados gratuitamente on line. Análise Swot, Bussiness
Model Canvas, dentre tantas outras. Para gerenciamento de projetos, bons modelos
oferecem versões gratuitas suficientes para pequenas empresas que vão desde o
simples Trello (www.trello.com) colorido e
intuitivo até sistemas mais complexos como o Artia (www.artria.com), gratuito para até três
usuários e cinco projetos. Há ainda o Everynote, que considero mais um excelente
organizador de documentos do que propriamente um gerenciador de projetos.
Lança produto sem fazer pesquisa? Survey monkey tem versão
gratuita e Google também tem seu sistema de formulários free, cujos resultados
migram automaticamente para uma planilha Excel. Há até ferramentas gratuitas de
feedback como o Feedback Canvas. Gerenciamento de clientes, organizadores de
mailing. A lista é enorme. Há inclusive aplicativos gratuitos específicos para
determinadas profissões. Até a máquina de cartão de crédito migrou. Hoje você
pode pagar o aluguel da máquina ou instalar um aplicativo gratuito no celular,
sendo que neste último o % de administração de cada pagamento recebido costuma
ser consideravelmente alto, mas para quem recebe eventualmente por esse meio
pode ser uma opção.
O que lhe resta no processo
Enfim, as ferramentas estão aí. São seguras? A grande
maioria tem segurança satisfatória. Cem por cento nem os melhores aplicativos
bancários. Cabe também a você, principalmente nos softwares de finanças, checar
seu movimento todos os dias. Não gosta de tecnologia? Possivelmente porque
ainda não experimentou. Esses sistemas são bastante intuitivos, vale a pena
tentar. Faze tudo isso é chato e dá
trabalho? Pode ser que você ainda não esteja pronto para ser empresário.
A questão é que, em muitas atividades de quem
é empregado, diversos desses sistemas passam a fazer parte da rotina. Há quem
as use, inclusive para ajudar nas tomadas de decisões pessoais. Para finalizar
é importante lembrar que os aplicativos apenas organizam e executam. Pensar,
analisar e se informar é por sua conta. Se o problema vem daí... a conversa
passa a ser bem diferente.
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