Tanto no relacionamento com clientes quanto com parceiros noto que a prática da documentação dos acordos e assinatura de contratos ainda não é tão disseminada quanto deveria. Para alguns, essa afirmativa pode parecer surpreendente, até absurda, mas infelizmente não é.Faça o teste: quando ouvir algum empreendedor reclamar de cliente que não pagou, de cliente ou fornecedor que, na última hora, voltou atrás ou parceiro que combinou algo e não cumpriu, pergunte ao reclamante: você formalizou detalhadamente? Fez um contrato? Na maioria absoluta das vezes vai ouvir: não... seguido de uma expressão de vítima. Podem vir alguns comentários a mais como: mas havíamos combinado etc....
Formalizar é premissa básica em qualquer negócio. E não é necessária linguagem jurídica ou às vezes nem um advogado – apesar de a consultoria jurídica inicial ser para lá de recomendada e se basear o acordo em algumas leis ser fundamental. Primeiramente em relação ao entendimento. Afinal tudo tem três lados: o meu, o seu e o dos fatos. Então colocar os fatos no papel e os dois lados do negócio darem ok é uma segurança para todos, até de que ninguém “entendeu errado” ou vai “esquecer” o que combinou.
Pode ser simples
Contratos ou acordos podem ir de documentos jurídicos complexos até simples declarações de tarefas, obrigações e direitos. Eu mesma já montei contratos em excel e transportei para word com um cabeçalho identificando as partes. Quatro simples colunas: a tarefa ou o direito, o responsável, a data de cumprimento – se for o caso – e o que vai acontecer se o responsável não cumprir.
Isso vale para clientes, fornecedores e parceiros. Já deixei de atender clientes ou de contratar fornecedores porque esses queriam apenas manter o valor da palavra. Ouvi até de alguns: “mas você acha que eu não vou pagar ou não vou entregar o serviço? Está desconfiando de mim”, com postura de ofendidos. Até então eu não achava, mas a partir dessa reação eu passo a desconfiar. Afinal de contas, se a sua intenção é cumprir, qual o problema em escrever e assinar? Nem sempre digo isso claramente, mas com certeza eu penso.
O discurso de que “isso é burocracia” ou reclamações parecidas, podem ser bons indícios de comportamento, seja do cliente, do fornecedor ou do parceiro. Indicadores de: falta de organização, de que a pessoa não mantém um histórico da sua empresa e de uma inicial falta de compromisso.
Quando alugamos ou compramos uma casa assinamos um contrato. Quando compramos um carro muitas vezes assinamos um contrato de financiamento. Quando colocamos um filho na escola assinamos um contrato. Quando compramos um celular, assinamos um contrato. Por que deve ser diferente quando temos uma pequena empresa? A segurança é tanto para o vendedor quando para o comprador que, com isso garante que sua aquisição será honrada. E para a pequena empresa que já começa sua gestão com mentalidade de gente grande. Pode ser que algum lado descumpra o combinado? Sim, mas com a formalização o outro tem meios para buscar recuperar o prejuízo.
Consulte um contador ou um advogado para lhe dar as primeiras orientações. Baixe modelos pela internet e complete fazendo uma descrição detalhada do que vai oferecer e o que espera do cliente. E o principal: não tenha medo de perder o parceiro ou o cliente que se recusar a formalizar ou, no caso do consumidor não tenha receio de exigir a formalização.
A outra parte pode se recusar ou desdenhar do seu pedido. Se isso acontecer, agradeça. Você provavelmente evitou dores de cabeça futuras.
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